视频会议有点像使用电话--除了能看到与你通话的人之外，你能看到他们的表情、肢体语言，及他们对你的言谈的反应。你们可以使用同一张数据表或者任何其它PC上的文件。这就像你跟和你所通话的人在同一房间、面对面地工作一样。
　　视频会议能使人们更有效的交流，因为可视化的交流是最自然的交流方式。因此看比说更能加深人的理解与记忆，特别是当话题本身就是一个很形象的观点的时候。
　　有些视频会议系统设计成允许好几组不同地方的人参加同一个会议，有些则设计成只允许几个人在他们的桌面上讨论项目。无论怎样，他们能看到全方位的活动图像，清楚地听到别人所说的话，感觉就像在一起。用这种方式，视频会议创造了这样一个环境：更快地下决策，更加强大的团队工作，想法、知识、鼓励能从一个同事传向另外一个同事。还有一个更为显著的优点是--不用出差。
　　这就像你拥有了个人时代的机器。
　　拥有视频会议，你就可能在同一时间出现在不同的地方。
为什么视频会议这么有用
　　视频会议使不同地方的人们相互影响--不管他们之间是10分钟的步程还是10小时的飞机行程。它能够使人们像在同一房间一样交流思想、交换信息。这就意味着人们不用在等E-mail、传真或者快递中度过工作时间。简短地说，视频会议使人们“坐”在了一起。
　　视频会议有三种好处。“硬件”上的好处是可以衡量的。然而“软件”和“战略”上的好处很难衡量。它们必须包含在综合分析公司在视频会议投资成本与利益中。
硬件好处　减少花费
　　　　　更少的旅行、住宿、娱乐花费
　　　　　更高的生产力
　　　　　更少的时间花在旅行上，而更多的时间用在生产工作
　　　　　充分利用资源
　　　　　关键人物、关键信息变得更容易接近
软件好处　流畅的沟通
　　　　　人们更频繁的聚在一起，更有效的分享信息
　　　　　更快地作出决策
　　　　　更容易接近关键人物
　　　　　良好的工作环境
　　　　　没有汽车或者飞机喷射出来的气体的毒害
战略好处　制定最优化决策
　　　　　决策不仅会更快，而且有更多参与者的意见与赞同
　　　　　更快的的危机处理
　　　　　无论主管人员在何时何地，都能在短时间内召集决策
　　　　　更快的投入市场
　因为可作更快的决策，得到更多的意见，所以可以使产品能更快地投入市场
　　　　　更多的顾客反馈
　　　　　因为公司运作变得更加有效率，就会对顾客需求作出更有成效的回答
谁应当使用视频会议
　　几乎每家公司每个需要交流的人（无论是内部员工之间或者与顾客、供应商之间）都会发现视频会议是很有用的。它能改善交流、提高生产力、减少运营花费。

　　传统上的视频会议被限定在跨国公司的会议室里。但在过去的十年里，戏剧性的价格下降与宽带线路和IP连接的增长使视频会议成为一种实用的、买得起的商业沟通工具。也就是说，它对于任何一种类型的公司都适用，不论是小型的、中型的或者跨国的企业。
　　利用视频会议，你能与另一团队在短时间内召集在一起。各种问题也会立马得到解决。
视频会议怎样有利于公司的经营管理
　　视频会议给公司注入了新的灵活性。员工可以在任何时候聚在一起查看一个项目的进展状况或者解决问题。他们可以即时的共享文档、图表和数据文件，协同地工作。方案制订的次数也可以大量地削减，使产品能更快的投入市场。客户服务也会做得更有响应。新近由于更有效的工作实践发展起来，这些实践建立起了团队工作，使几乎每个人都发挥了他们的才能。
　　当视频会议用来增强与顾客、供应商交流的时候，产生了更多的新业务机会。迅速的更有规律的联系有助于铸造忠诚与理解。每个人都更加集中致力于统一的、共同的目标。
甚至大多数致力于公司的员工都可以在公司外工作。
利用视频会议，公司可以减少对雇员的需求，其结果是增强团队士气。